Drie verhalen over faciliteren. De opdracht, de deelnemers en de uitkomsten zijn volstrekt anders. De overeenkomst tussen de verhalen is de werkwijze: de facilitator organiseert de inbreng van van de deelnemers zodat zij tot een gezamenlijke beeldvorming en besluitvorming kunnen komen.
Best Practices ontdekken en delen
In een onderzoeksinstelling werken circa 65 researchers in multidisciplinaire teams aan complexe projecten voor opdrachtgevers. De gemiddelde doorlooptijd van een opdracht is twaalf maanden. Het resultaat is een uitgebreid rapport voor de opdrachtgever waarin diverse mogelijke scenario’s zijn doorgerekend. Het management wil een nieuwe dienst ontwikkelen: een kort (circa 3 maanden) traject voor een opdrachtgever waarin een globaal antwoord gegeven wordt. De vraag is hoe dat te realiseren.
In samenwerking met een intern adviseur heb ik een evaluatie traject ingericht waarin enkele vlot verlopen opdrachten door de betreffende researchers geanalyseerd werden: wat maakt dat een opdracht snel gaat, hoe kun je een globaal antwoord genereren? De ‘best practices’ zijn in een grote conferentie doorgesproken met alle researchers en vertaald in praktische adviezen. De elementen voor een nieuwe werkwijze hebben we samengevat in een serie aanbevelingen voor het management.
Evaluatie stuurgroep
Een stuurgroep bestaande uit 10 deelnemers wilde het verloop en de resultaten van een vierjarig project evalueren. Gevraagd werd om een workshop te organiseren waarin de deelnemers lessen konden trekken uit de opgedane ervaring. Er is ongelooflijk veel te leren van een gecompliceerd en grootschalig project van vier jaar, maar er was slechts twee uur beschikbaar voor de evaluatie. De uitdaging was om de deelnemers in die tijd de leerpunten naar boven te laten halen en daaruit conclusies trekken. Dat is gebeurd dankzij een goede voorbereiding en een zeer gefocust programma.
Raadpleging werkveld
Twee ministeries (toen: LNV en VROM) wilden een specifieke beleidsnota ontwerpen om de niche Natuur en Milieu Educatie (NME) in het geheel van educaties en onderwijs te expliciteren. Om draagvlak te creëren willen de ministeries een actieve inbreng vanuit het werkveld ontvangen. Het werkveld NME bestaat uit een groot aantal actoren, grotendeels maatschappelijke organisaties, ook onderwijs- en kennisinstellingen, en regionale/lokale instellingen die de uitvoering verzorgen (NME-centra, educatieve tuinen, kinderboerderijen, bezoekerscentra etc.) De vraag was om de raadpleging van het werkveld op te zetten en de sessies te faciliteren. In een eerste overlegronde met de opdrachtgever is besloten het werkveld te raadplegen door middel van vier interactieve sessies van een halve dag op verschillende locaties in het land, voor 20 – 25 personen per sessie. Vervolgens heb ik de sessies zo ontworpen en begeleid, dat de deelnemers in wisselende werkvormen hun kennis en praktijkervaring inbrachten om hun visie op te baseren. Na afloop van de sessies heb ik een verslag gemaakt van de uitkomsten. Op basis van deze verslagen is een uitgebreid rapport geschreven voor het Ministerie als input voor de beleidsnota.
